¿Por qué cambiamos de administrador?
Según la Ley 21.442 de Copropiedad Inmobiliaria, los copropietarios tienen el derecho de elegir y remover al administrador en cualquier momento mediante asamblea. Las razones más comunes son falta de transparencia financiera, mala respuesta a emergencias, software propietario que bloquea el acceso a los datos, o simplemente costos desproporcionados.
Paso 1: Reunir a los vecinos y generar quórum
Para remover al administrador se requiere una asamblea extraordinaria con el siguiente quórum:
- Convocatoria: Mínimo el 10% de los copropietarios con derecho a voto pueden solicitarla al administrador, o directamente al juez de policía local si el administrador se niega.
- Quórum de funcionamiento: Al menos el 33% de los derechos del condominio.
- Quórum de aprobación: Mayoría absoluta de los presentes (más del 50%).
Consejo: Coordine una reunión informal previa para asegurar respaldo antes de formalizar la asamblea.
Paso 2: Redactar la citación correctamente
La citación debe enviarse por escrito (carta certificada, correo electrónico registrado o tablero del edificio) con al menos 5 días de anticipación para asambleas ordinarias o 24 horas para extraordinarias urgentes. Debe indicar:
- Fecha, hora y lugar
- Tabla de materias (punto explícito: "Remoción del administrador y designación del nuevo")
- Firma del presidente del comité de administración o del 10% solicitante
Paso 3: Realizar la asamblea y levantar acta
Durante la asamblea se vota la remoción y se designa al nuevo administrador. Es fundamental:
- Registrar asistencia con firma de cada copropietario
- Calcular los derechos proporcionales de cada unidad
- Levantar acta con todos los acuerdos
- Firmar el acta por al menos dos copropietarios y el presidente del comité
El acta debe reducirse a escritura pública si el administrador saliente la impugna.
Paso 4: Notificar al administrador saliente
Una vez aprobada la remoción, el nuevo administrador o el comité debe notificar formalmente al administrador saliente con el acta de la asamblea. Tiene 30 días para hacer entrega de:
- Fondos de reserva y operación (en la misma cuenta corriente o transferencia)
- Documentación contable y financiera
- Contratos vigentes con proveedores
- Libros de actas y reglamentos
- Llaves y accesos del edificio
- Credenciales de plataformas y software
Paso 5: Traspaso ordenado de la administración
Aquí es donde marca la diferencia usar plataformas abiertas como Edifito o ComunidadFeliz en vez de software propietario. Si la comunidad usaba una plataforma abierta, el traspaso es simplemente cambiar las credenciales del administrador. Si el administrador tenía software propio, puede retener o dificultar el acceso a los datos históricos.
Lista de verificación del traspaso:
- Cuenta corriente de la comunidad (cambio de firmas)
- Contratos con conserjes y personal (subrogación o novación)
- Vigencia de certificaciones SEC
- Estado de reparaciones pendientes
- Pólizas de seguros vigentes
- Deudas de gastos comunes impagas
¿Cuánto demora el proceso?
En la práctica, desde la decisión de cambiar hasta la operación normal con el nuevo administrador, el proceso toma entre 4 y 8 semanas. Los puntos que más demoran son la coordinación de la asamblea y el traspaso de fondos.
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